Gode rutiner automatiserer og forenkler arbeidet og det å innføre nye rutiner tar tid. Og ofte møter man en hel del skepsis. Vi vet hva vi har, men vet ikke hva vi får. Her følger noen tips for å lykkes med implementering av nye rutiner.
Kundenytte
Vær tydelig med hvilken kundenytte den nye rutinen gir. Hvis kundenytten er lav, er det tvilsomt om rutinen har verdi. Hvis kundenytten ligger flere ledd bort, er det en flink leders jobb å hjelpe de ansatte å se dette.
Det skal være lett å gjøre rett
Før rutinen blir lansert for hele firmaet, gjør en test i en mindre gruppe. Velg ut noen få og test rutinen. Er den lett å forstå? Lett å følge? Er det lett å gjøre rett? Mennesker følger gjerne minste motstands lov.
Selg inn, og følg opp
Unngå fellen «Jeg har jo sendt en mail om dette…». Bruk flere kanaler til å spre den nye rutinen. Mail, ukebrev, fredagskaffen, månedsmøter, internavis, bruk så mange kanaler som mulig. Og inviter til opplæring og trening, lær alle hvordan den nye rutinen fungerer.
Repetisjon
Det tar tid å forandre atferd. Over 20 ganger tar det før en ny vane er dannet. Planlegg hvordan kommunikasjon og oppfølging skal gjøres over tid. Kom jevnlig tilbake med informasjon til teamet, om hvilken kundenytte den nye rutinen har resultert i.
Håndtere «problemene»
Det er alltid noen som ignorerer eller «glemmer» rutinen, du vet sikkert hvilke de er. Dette må ikke aksepteres. Hvis noen «kommer unna» med å ignorere rutinen, kommer resten å følge etter. Sørg for å få med deg også disse problem-individene.
Korriger og forbedre
Gjennom oppfølgingen får ni tilbakemelding om hvordan rutinen fungerer. Trengs det noen justeringer? Korriger og forbedre, dette er en levende prosess.
Gode rutiner automatiserer og forenkler arbeidet og det å innføre nye rutiner tar tid. Og ofte møter man en hel del skepsis. Vi vet hva vi har, men vet ikke hva vi får. Her følger noen tips for å lykkes med implementering av nye rutiner.