Henger du etter i den stendige jakten på «inbox zero»? Føler du at mailene bare renner inn? For en tid siden leste jeg en artikkel fra Microsoft, med deres tips om hvordan man skulle håndtere mailen.
Første tipset var å skru av meldingen om ny mail, andre tipset var å sette av dedikert tid til å gå igjennom inboxen en til to ganger per dag, f.eks 20 min om morgenen og etter lunsj, gjerne med en god kopp kaffe.
Når du først sitter med inboxen, gå igjennom den etter 4D-prinsippet:
Delet it
Slett det! Mange mailer er beskjeder eller info som er relevant der og da, når de er lest - slett dem! Få dem vekk fra inboxen, flytt dem i det minste til mappen «kjekt-å-ha». Det kommer å kjennes fantastisk å få rense inboxen
Do it Gjør det! Her gjelder 2 minutters regelen. Hvis du kan lese mailen, forstå innholdet og svare, i løpet av 2 minutter – bare gjør det, å bli ferdig! Flytt mailen ut av inboxen, flytt den til «kjekt-å-ha» eller slett den.
Defer it Utsett det! De mailer som faller utenom 2 minutters regelen, utsett dem. Sett av tid i kalenderen til når du skal jobbe med oppgaven i den mailen. Og send et raskt svar til avsender, med beskjed om når du regner med å komme tilbake.
Delegate it
Delegere det! Kanskje du har en ansatt som skulle vokse om de fikk denne oppgaven? Eller har du en kollega som du kan bytte tjenester med? Sørg for at riktig kompetanse blir brukt på riktig sted.