• Peter

Email-etikette

Liker du å få lange mail? Ikke? Ingen liker det, så sørg for at mailen du sender et kort og rett på sak. Sjansen er stor at mottakeren leser den på en smartphone, og en kort mail er enklere å fordøye, og sannsynligheten for et raskt svar er høyere. Under følger flere tips til god e-mail etikette.

  1. Dropp forspillet Dropp den lange oppsummeringen og bakgrunnen til hvorfor du sender en mail, begynn i stedet med det viktige. Begynn med ditt spørsmål, eller det du ønsker at mottakeren skal gjøre.

  2. Nummerere dine spørsmål Hvis du har flere spørsmål eller punkter å ta opp i din mail, husk å nummerere dem! Det kommer å gjøre korrespondansen mye tydeligere.

  3. Inkluder frister Som mottaker er det nyttig å få vite noe om når du forventer deg svar, enten du må ha svar innen et visst klokkeslett eller: «Hvis du kan sende meg info senest onsdag, så rekker jeg å distribuerer rapporten til ledningsgruppen før helgen»

  4. Bruk «FYI» Hvis din mail er kun ment som informasjon, informer om det allerede i emnefeltet. Det er en enkel og tydelig måte å fortelle at du ikke forventer noe svar tilbake.

  5. Svar at du vil komme tilbake senere Når du fått en mail som det ikke passer å behandle akkurat nå, send et raskt svar med beskjed om når du regner med å komme tilbake. Avsenderen vil bli beroliget med av at du jobber med saken. Og det er mye mer effektivt enn å sende/svare på «hva-skjer-mail».

  6. Skriv en god emnelinje En god emnelinje sørger for at din mail får korrekt prioritet, mail med lange og utydelige emnelinjer tenderer å bli prioritert lavere. Bruk gjerne «FYI: ditt emne», «Til godkjenning», «Kort spørsmål…» eller lignende.

  7. Send aldri en mail skrevet i sinne Når du er sint kan det være godt å få «skrive av seg» - men for alt i verden, ikke send den mailen! Lagre den i stedet, ta opp den igjen og les gjennom den når du har følelsene under kontroll. Da kan du sikkert prestere en mail som bedre treffer sitt mål.

  8. Vær forsiktig med «Svar alle» Det holder oftest med å svare kun avsenderen. Chat-forum eller sosiale medier er bedre egnet, dersom man ønsker en åpen diskusjon, med mange deltakere.

  9. Unnvik mail-tennis Tommelfinger regelen er at når en mail har blitt sendt frem og tilbake flere enn tre ganger, da er det på tide å ta opp telefonen i stedet.