Mange legger mye tid på å forberede hva som skal diskuteres i møtet, uten å tenke så mye på hva de vill skal skje når møtet er over. Hvis du begynner med å tenke ut hva du ønsker at møtet skal lede frem til, på sikt, og finner selve hensikten med møtet. Da har du et godt utgangspunkt.
Hva må diskuteres på møtet for at det skal være mulig å oppnå hensikten? Dette blir agendaen.
Hvilke personer må delta for at det skal kunne skje? Inviter kun dem, alle andre som kan bidra kommer å bli involverte senere, når selve arbeidet starter.
Hvem-gjør-hva? Når hensikten er klar for deltakerne, og målet er i sikte, da er det tid for å dele ut oppgaver og fordele ansvar. Sett opp delmål og bli enig om forventninger, hva skal ha blitt utført eller ha blitt oppnådd til neste møte?
Før møtet avsluttes, avtal tid for neste statusmøte.
Hvis du planerer dine møter etter denne modellen blir møtene kortere, oppfattes som effektive og deltakerne kommer å synes at møtene er mer meningsfulle.