Her er noen tips for gode møter, både for deg som kaller inn til møtet og for deg som deltaker.
Agenda
Alle møter bør ha en agenda, hvis du får en møteinnkalling uten agenda, krev å få agenda før du besvarer innkallingen
Forberedelser
Spør møtelederen hvordan du kan forberede deg for å best kunne bidra til møtet. Hvis du ikke trenger å forberede deg: avslå møtet og be om å få møtereferatet tilsendt i etterkant
Antall deltakere
Vær kritisk til om de trenger å delta, eller om det holder med at de får møtenotatene i etterkant. De fleste møter bør ha maks 5 deltakere, sjelden så mange som 10 stykker (allmøte ekskludert)
Tid
Sett av så kort tid som mulig for møtet, og sørg for å avslutte i tide. Mer om dette i bloggposten «Avslutte møter i tide, med aksjonspunkter»
Mål
Hva er målet met møtet? Hva ønsker man å oppnå med møtet? Dette bør tydelig fremgå av agendaen
Vær i tide
Sørg for å ha margin, start litt før du tror er nødvendig. Å vente på forsinkede deltakere er det samme som å si at det er ok å være forsinket. Lukk møtet for de som ikke varslet om sin forsinkelse, uansett om det er møtelederen selv som er forsinket. Det hjelper notoriske tidsoptimister å komme tidsnok neste gang.
Fokuser på møtet
Fysisk møte eller videomøte, det syns tydelig om ditt fokus er på den andre skjermen, på telefonen eller laptopen. Hvis du ikke har fokus på selve møtet, burde du ha avslått møtet i utgangspunkt. Og du som møteleder, krev at møtedeltakerne er mentalt tilstede og be multi-taskere å forlate møtet.
Møtenotater
I etterkant av møtet, send ut en kort oppsummering av hva som ble diskutert, og hva ni ble enige om.
Tillat dine ansatte å avslå unødvendige møteinnkallinger
Jeg skjønner at dette er kontroversielt, men de har bedre oversikt øver sin tid enn du. Og det er de som skal skape resultatene, så det er en enormt stor form av tillit du kan gi dine ansatte – tør du?